Anskaffelsestips: Gi leverandører bedre tid til sladding av eget tilbud
Som mange av dere kjenner til, og som vi har skrevet om tidligere, gjelder offentlighetslova for dokumenter knyttet til offentlige anskaffelser, slik at de som ønsker innsyn i konkurransens dokumenter kan be om dette og at innsyn kun kan nektes dersom visse lovbestemte vilkår er oppfylt. De mest praktiske unntakene i forbindelse med gjennomføring av anskaffelser er:
interne dokumenter som oppdragsgiver har utarbeidet som en del av saksforberedelsen (eksempelvis foreløpige evalueringsnotater/referater fra tidlige evalueringsmøter)
personlige forhold (eksempel spesielt personlige forhold angående ansatte mv)
opplysninger om tekniske innretninger, fremgangsmåter, drifts- eller forretningsforhold som er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde.
I relasjon til de to siste kulepunktene, og særlig det siste er det svært vanlig at oppdragsgiver i konkurransegrunnlaget krever at leverandørene sammen med tilbudet leverer en versjon av tilbudet hvor leverandøren har sladdet forhold de mener skal unntas fra innsyn.
Rent praktisk vet man at leverandørene gjerne har knapt med tid for å ferdigstille sine tilbud, hvilket ofte leder til at de enten lar være å levere en sladdet versjon av tilbudet eller sladder langt mer enn det som er nødvendig for å være på “den sikre siden”. Begge disse løsningene gjør oppdragsgivers håndtering av innsynsbegjæringer mer stressende fordi man enten må innhente leverandørens synspunkter når innsynsbegjæringen kommer, hvilket er upraktisk fordi disse skal besvares raskt, eller fordi oppdragsgiver kan måtte sammenligne egen innsynsvurdering med leverandørens og være forberedt på å forsvare hvert tilfelle hvor oppdragsgiver mener det er grunnlag for mindre sladding enn det leverandøren har lagt opp til.
Det klart største flertallet av innsynsbegjæringer kommer inn til oppdragsgiver etter at tildelingsbeslutningen er meddelt tilbyderne. Det er svært sjelden oppdragsgiver har bruk for sladdede versjoner av tilbudet allerede på tilbudstidspunktet. Vi anbefaler derfor at oppdragsgiver i konkurransegrunnlaget legger opp til at en sladdet versjon av tilbudet skal leveres en stund etter tilbudsfristen, mens oppdragsgiver fortsatt holder på evalueringen av tilbudene, f.eks. i løpet av 1-2 uker.
På denne måten får leverandørene langt bedre tid, og en klar oppfordring, til å foreta grundigere og “mer korrekte” vurderinger av hvilke opplysninger det faktisk er behov for å unnta fra innsyn, hvilket igjen gjør oppdragsgivers håndtering av eventuelle innsynsbegjæringer både enklere og mer effektiv.