Tidsfrister i konkurranser med forhandling

For anskaffelser under EØS-terskelverdien har ikke forsyningsforskriften spesifikke regler for tidsfrister. Det betyr at oppdragsgiver selv kan fastsette frister i konkurransen, så lenge disse er i samsvar med de grunnleggende prinsippene om blant annet forutberegnelighet og forholdsmessighet. Fristene må derfor tilpasses anskaffelsens karakter og omfang, slik at leverandørene får rimelig tid til å utarbeide sine tilbud.

Når det gjelder anskaffelser over EØS-terskelverdienreguleres tidsfristene i konkurranse med forhandling av forsyningsforskriftens kapittel 16.

Kapittel 16 inneholder flere særregler, men hovedreglene for konkurranse med forhandling kan grovt sett oppsummeres som følger:

• Frist for innlevering av forespørsel om deltakelse (kvalifikasjonssøknader):

  Hovedregelen er at fristen for å motta forespørsler om deltakelse (kvalifikasjonssøknader) skal være minst 30 dager fra datoen kunngjøringen sendes til TED-databasen, jf. § 16-3 (1). Det er imidlertid verdt å merke seg at denne 30-dagersfristen er en hovedregel, noe som betyr at det i visse tilfeller kan settes en kortere frist. Fristen kan imidlertid aldri være kortere enn 15 dager.

  Når oppdragsgiver vurderer om det er grunnlag for å sette en kortere frist enn 30 dager, må det blant annet tas hensyn til anskaffelsens kompleksitet og tiden det tar for leverandørene å forberede kvalifikasjonssøknader, jf. § 16-1 (1).

• Frist for mottak av tilbud (tilbudsfrist):

  Når det gjelder fristen for mottak av tilbud, kan oppdragsgiver sette denne i samarbeid med leverandørene som blir invitert til å gi tilbud, jf. § 16-3 (2). Forutsetningen er at den samme tilbudsfristen gjelder for alle leverandørene. Dersom oppdragsgiveren og leverandørene ikke blir enige om en frist, skal tilbudsfristen være minst 10 dager regnet fra den dagen oppdragsgiveren sender invitasjonen til å gi tilbud.

  På samme måte som ved fastsettelsen av fristen for kvalifikasjonssøknader, må det vurderes hvor lang tilbudsfristen skal være, basert på kontraktens kompleksitet og tiden leverandørene trenger for å utarbeide tilbudet. I enkelte tilfeller kan dette innebære en plikt til å sette en lengre frist enn minimumsfristen på 10 dager, dersom en kortere frist ville være uforholdsmessig i lys av disse faktorene. Denne plikten er også tydeliggjort i § 16-1 (2), hvor det fremgår at “Oppdragsgiveren skal sette en tilbudsfrist som er forholdsmessig lenger enn minimumsfristen, dersom tilbudene bare kan utarbeides etter en befaring eller gjennomgang av anskaffelsesdokumentene på stedet”