Ikke la leverandører levere tilbud per e-post

Selv om de aller fleste oppdragsgivere i dag benytter konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) ser man tidvis at det i konkurransegrunnlag er åpnet for å innlevere tilbud per e-post. Dette vil i mange anskaffelser være en grov feil som kan koste dyrt.

For anskaffelser over EØS-terskelverdi er det inntatt krav til kommunikasjon i forsyningsforskriften kapittel 18. Hovedregelen er at all kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandør skal skje skriftlig ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler.

Det gjelder videre skjerpede krav til den tekniske løsning som benyttes for mottak av forespørsler om å delta og tilbud. I praksis fra Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) er det flere eksempler på at nemnda har måtte ta stilling til om konkurransen må avlyses fordi oppdragsgiver har åpnet for å innsende tilbud per e-post.

Brudd på kravene til kommunikasjonsmiddel kan også føre til plikt til å avvise tilbud, jf. § 20-1 (1) bokstav b.

Vi anbefaler på det sterkeste å bruke benytte KGV-er som er ment å oppfylle anskaffelsesregelverkets krav til kommunikasjon.