Krav til verdi- og mengdeangivelse ved anskaffelse eav rammeavtaler
EU-domstolen avsa nylig en sentral avgjørelse knyttet til hvilke krav som stilles til angivelse av verdi og/eller mengde når man skal anskaffe een rammeavtale. Avgjørelsen vil kunne få stor praktisk betydning for nettselskapene. Nå som høstens anskaffelser rstår for døren, vil vi derfor se nærmere på hvilke betydningen EU-domstolens avgjørelse har, samt presentere noen praktiske tips i den anledning.
Bakgrunn
Bakgrunnen for EU-domstolens avgjørelse (sak C-23/20) var at Region Nordjylland i Danmark skulle anskaffe en fireårig rammeavtale for kjøp av medisinsk utstyr (utstyr til sondemating av pasienter). Region Syddanmark skulle kunne tiltre avtalen på opsjon.
Det var angitt enkelte estimater over forbruket i konkurransegrunnlaget, men det var ikke angitt en reell forventet verdi/mengde eller en bindende maksimal verdi/mengde for rammeavtalen.
Et av spørsmålene EU-domstolen tok stilling til var om anskaffelsesregelverket tkrever at oppdragsgiverne angir en slik maksimal verdi og/eller mengde når det skal kunngjøres en konkurranse om en rammeavtale.
EU-domstolen har tidligere kommentert enkelte av disse spørsmålene i sak (C-216/17). Denne avgjørelsen er imidlertid uklar og avsagt under det gamle anskaffelsesdirektivet t– det derfor hersket stor usikkerhet knyttet til hvilke krav som egentlig gjelder for angivelse av verdi/mengde.
Det var av den grunn også knyttet store forventninger til EU-domstolens avgjørelse som kom nå i sommer.
Domstolens avgjørelse
EU-domstolen kom til at anskaffelsesdirektivet tkrever at oppdragsgiver må angi både en anslått verdi og/eller mengde, samt en maksimal verdi og/eller mengde under rammeavtalen.
Når den maksimale verdien og/eller mengden er nådd, vil i utgangspunktet rammeavtalen være ”brukt opp”. Det vil si at avrop over den maksimale verdien og/eller mengden vil kunne utgjøre en ulovlig direkteanskaffelse
EU-domstolen kommer imidlertid med enkelte viktige unntak og presiseringer av dette utgangspunktet.
For det første understreker EU-domstolen at det fremdeles er anledning til å gjøre endringer i rammeavtalen som ikke er av vesentlig karakter. Det vil si at en inngått rammeavtale vil kunne endres i henhold til reglene om endringer av kontrakter i forsyningsforskriften kapittel 24.
For det andre presiserer EU-domstolen at det er tilstrekkelig å innta den maksimale verdien og/eller mengden i enten kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Dersom angivelsen gis i konkurransegrunnlaget, er det imidlertid en forutsetning at leverandørene har ubegrenset elektronisk tilgang til konkurransegrunnlaget. Kravet vil følgelig ikke være oppfylt dersom leverandørene må melde sin interesse for å få tilgang til konkurransegrunnlaget. Praktiske hensyn tilsier dermed at verdi- og mengdeangivelsene bør gis i kunngjøringen.
Det er også grunn til å merke seg at EU-domstolen uttaler seg om hvilken betydning det vil ha for en inngått rammeavtale dersom konkurransen ble utlyst uten at det ble opplyst om anslått eller maksimal verdi og/eller mengde.
På dette punktet presiserer EU-domstolen at en manglende angivelse av estimert og/eller maksimal verdi eller mengde ikke utgjør en ulovlig direkteanskaffelse såfremt konkurransen for øvrig er lovlig kunngjort. Det vil si at det ikke er grunnlag for å kjenne en inngått rammeavtale uten virkning fordi det ikke er opplyst om verdiene/mengdene da konkurransen ble kunngjort.
Oppsummering og enkelte praktiske tips
EU-domstolens avgjørelse avklarer at det må angis både en total estimert verdi og/eller mengde, samt maksimal verdi og/eller mengde ved anskaffelse av rammeavtaler. Det bør etableres gode rutiner for å angi disse verdiene/mengdene når en anskaffelse av en rammeavtale skal kunngjøres. Den estimerte verdi og/eller mengde vil da være et estimat over omfanget man antar det vil bli gjort avrop på under rammeavtalen. Den maksimale verdien og/eller mengden vil derimot være en angivelse av det maksimale uttaket som kan gjøres under rammeavtalen.
Nettselskapene kan velge om omfanget/uttaket skal angis som en verdi i kroner og ører, eller som en mengde varer/tjenester, eller begge deler.
Verdi- og/eller mengdeangivelsene bør gis i kunngjøringen.
Angivelsen av rammeavtalens maksimale verdi/mengde vil sette en ramme for uttaket under avtalen, og bør derfor settes høyere enn estimert verdi/mengde for å ta høyde for uforutsette forhold og sikre fleksibilitet ti kontraktsfasen.
Det er mye som taler for at nettselskapene vil ha et forholdsvis vidt skjønn ved fastsettelsen av rammeavtalens maksimale verdi/mengde. Maksimal verdi/mengde må imidlertid ikke settes kunstig høyt da dette kan være problematisk i forhold til regelverkets krav til forutberegnelighet og forholdsmessighet. Det sentrale er at det foretas en forsvarlig og saklig vurdering av verdifastsettelsen. Denne vurderingen bør nedfelles skriftlig for å sikre notoritet. Det bør også inntas egne bestemmelser i kontrakten som gir nettselskapet oppsigelsesadgang når maksimal verdi og/eller mengde er overskredet.
Det bør vurderes å innta endringsklausuler i kontrakten. Slike endringsklausuler kan bidra til mer fleksibilitet Vi har redegjort for bruken av endringsklausuler i tidligere nyhetsbrev.
Merk at det i tillegg vil være mulig å gjøre uttak ut over rammeavtalens maksimale verdi så fremt endringen ikke er vesentlig.