Ny nasjonal veileder med beste praksis for kontraktsoppfølging

Ragnar Hatlem
+47 951 82 421
rha@svw.no

Jahn Egil Osestad
+47 975 70 174
jao@svw.no

Emma Isaksen
+47 918 69 421
emi@svw.no

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) publiserte nylig en veileder med beste praksis for kontraktsoppfølging. Nyheten ble nevnt i vår Rett på Nett 5. september 2023. Veilederen er et nyttig verktøy som nettselskapene kan benytte til å realisere potensielt store gevinster. Den nye veilederen, og hvordan denne kan benyttes, er temaet i dette nyhetsbrevet.

Hvorfor bruke tid og ressurser på kontraktsoppfølging?

Den nye veilederen tar både for seg kontraktsoppfølging generelt og seriøsitetskrav spesielt. Veilederen vil være et nyttig verktøy i nettselskapers arbeid med ESG og compliance.

Gevinstene ved god kontraktsoppfølging ligger først og fremst i at det sikres samsvar mellom det tilbudte og det leverte. Krav oppdragsgiver stiller vil i konkurransefasen ofte ha betydning for prisene som tilbys. Eksempler er krav om bruk av faglærte håndverkere og krav om overholdelse av arbeidstidsbestemmelser.

Uten oppfølging av at slike krav faktisk etterleves risikerer oppdragsgiver at leverandøren slurver med kravene, eller fullstendig unnlater å overholde dem, uten at det blir oppdaget. I et slikt tilfelle betaler oppdragsgiver for noe han ikke får, og leverandøren premieres for å være useriøs.

Ikke nok med det. Manglende kontraktsoppfølging innebærer også en risiko for sanksjoner fra domstolene eller klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA). I anskaffelsesrettslig sammenheng vil i verste fall en manglende håndhevelse av en kontrakt kunne bli ansett som en vesentlig endring av kontrakten, slik at oppdragsgiver risikerer omfattende overtredelsesgebyr, og at kontrakten kjennes uten virkning eller varigheten avkortes.[1]

Dette viser at nettselskapene både bør og må ha et bevisst forhold til sin kontraktsoppfølging.

Nærmere om den nye veilederen

Veilederen oppstiller gjennomgående to nivåer for kontraktsoppføling. Nivået «basis» beskriver hvilke krav som må følges opp og hvordan dette kan gjøres i praksis. «Avansert»-nivået beskriver i realiteten beste praksis for kontraktsoppfølging, og vil være noe som oppdragsgivere med tilstrekkelige ressurser og kompetanse kan strekke seg etter.

Veilederen er ment å bli brukt i sammenheng med tilhørende sjekklister. DFØ har utarbeidet en sjekkliste for kontraktsoppfølging av rammeavtaler og en for kontraktsoppfølging av enkeltkjøp. Veilederen inneholder også lenker til en rekke nyttige maler.

Selve veiledningen begynner i kapittel 2, etter innledningskapittelet i kapittel 1. I kapittel 2 beskrives nødvendige forutsetninger for god kontraktsoppfølging. Fokuset i dette kapittelet er at oppdragsgiver må være organisert riktig for å sikre god kontraktsoppfølging. Et eksempel at det er etableres samarbeid mellom kontraktsforvalter og andre relevante fagavdelinger.

I kapittel 3 beskrives det hvordan oppdragsgiver kan få oversikt over egen kontraktsportefølje og hvordan overordnet risikostyring bør gjennomføres. Aktivitetene for god kontraktsoppfølging er beskrevet i kapittel 4. Kapitelet dekker både kontraktsoppfølging i vare- og tjenestekontrakter. Det gis her veiledning om blant annet hva oppdragsgiver bør foreta seg i implementeringsperioden like etter signering, risikovurderinger av kontrakten, hvordan prisbestemmelser og leveransefrister må følges opp, revisjon og stikkprøver, avvikshåndtering og sanksjonering mv. Underveis vises det til eksempler og lenkes til maler.

Kapittel 5 gjelder oppfølging og kontroll av seriøsitetskrav spesielt. Det gis veiledning om hvilke system og rutiner oppdragsgiver må ha for å etterleve lovpålagte krav om lønns- og arbeidsvilkår, hvordan krav til lærlinger og begrensninger i antall ledd i leverandørkjeden skal følges opp mv. Kapittelet omfatter også de nye seriøsitetsbestemmelsen som trer i kraft fra 1. januar, og som vi skrev om i vår Rett på Nett 8. september 2023.

Det kan være utfordrende å skaffe oversikt i regelverket for kontraktsoppfølging, samt omsette kravene til systemer, rutiner og praksis. Veilederen innebærer at nettselskapene ikke behøver å «finne opp hjulet på nytt», men får en «kick-start» på arbeidet med kontraktsoppfølging. For nettselskaper som allerede har utviklet systemer, rutiner og praksis vil veilederen kunne være nyttig for å kvalitetskontrollere og optimalisere disse.

For øvrig arbeider DFØ nå på spreng med å ferdigstille en veileder for de nye klima- og miljøbestemmelsene før disse trer i kraft 1. januar. Vi SVWs nett-team vil komme tilbake til denne når den er publisert.

[1] Anskaffelsesloven §§ 12–14. Det finnes i praksis fra klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) og domstolene mange eksempler på at manglende håndheving av kontraktsbestemmelser har medført omfattende sanksjoner. Et eksempel er Østre Innlandet tingretts dom 28. juni 2022 (TOIN-2021-130644) hvor to oppdragsgivere ble idømt overtredelsesgebyrer på hhv. 21 500 000 kr og 26 400 000 kr. Oppdragsgiverne ble frifunnet i lagmannsretten (LE-2022-141058).