Hvordan sikre kvalitet i anskaffelser?
Minstekrav til poeng på tildelingskriterier
Innledning: Hvordan sikre kvalitet i anskaffelser?
Innkjøp i nettselskaper handler ikke bare om å oppnå lavest mulig pris – det er vel så viktig å sikre at leveransen oppfyller krav til kvalitet, pålitelighet og sikkerhet. I dette nyhetsbrevet ser vi nærmere på et nyttig virkemiddel som vi har inntrykk av at ikke alle innkjøpere kjenner til eller benytter: hvordan man kan bruke minstekrav til poeng på tildelingskriterier for å sikre et visst kvalitetsnivå i anskaffelser. Dette kan bidra til å unngå useriøse leverandører og heve standarden på leveransene.
Verktøykassen: Kvalifikasjonskrav, utvelgelseskriterier og kontraktskrav
Nettselskaper har mange verktøy tilgjengelig for å sikre seriøse leverandører og høy kvalitet i anskaffelsene. Allerede før evalueringen begynner, kan innkjøpere sette kvalifikasjonskrav for å luke ut useriøse aktører. Ved å benytte utvelgelseskriterier kan man finne de best kvalifiserte leverandørene og/eller sikre best mulig konkurranse. Videre kan kontraktskrav (herunder absolutte krav i kravspesifikasjonen) være et effektivt verktøy for å sette klare standarder til leveransen.
Disse verktøyene – som kvalifikasjonskrav og kontraktskrav – er nyttige virkemidler for å sikre kvalitet, men de kan være krevende å definere presist. Uten god kjennskap til markedet risikerer man å sette kravene for strengt og dermed måtte avvise ellers gode leverandører. Setter man på den andre siden kravene for lavt risikerer man at en tilbyder som tilbyr utilfredsstillende kvalitet vinner konkurransen på grunn av sin svært lave pris. Det er derfor viktig å finne en riktig balanse når kravene utformes. Et virkemiddel som mange «glemmer» i denne forbindelse er muligheten til å benytte minstekrav til poeng/uttelling på tildelingskriteriene.
Minstekrav til poeng/uttelling på tildelingskriteriene
EU-domstolen har slått fast at oppdragsgivere kan fastsette minstekrav til antall poeng på et tildelingskriterium. I sak C-546/16 (Montte) hadde oppdragsgiver stilt som krav at leverandørene måtte oppnå minst 35 av 50 poeng på et kvalitetskriterium som omfattet en «Præsentation og beskrivelse af projektet». Domstolen konkluderte med at anskaffelsesregelverket ikke er til hinder for slike krav. Så lenge prosedyren er klart definert i konkurransegrunnlaget, bryter den ikke med prinsippene om gjennomsiktighet og likebehandling. KOFA har også akseptert denne metoden i flere saker, blant annet sak KOFA-2013-22 og KOFA-2020-888.
Metoden kan illustreres med et eksempel: La oss si at et nettselskap skal evaluere erfaring og kompetanse til prosjektleder og anleggsleder i et bygge- og anleggsprosjekt. I et slikt tilfelle kan man eksempelvis stille krav om at leverandøren minst må oppnå 4 av 10 poeng på dette kriteriet for å bli vurdert videre. Dersom leverandøren oppnår mindre enn 4 poeng, blir tilbudet avvist fra konkurransen.
Denne tilnærmingen sikrer et visst minimumsnivå av kvalitet, slik at leverandører med dårlig kvalifisert nøkkelpersonell ikke kan vinne kontrakten kun ved å prise seg lavt. Dette prinsippet kan også brukes på andre kvalitative kriterier, som tekniske løsninger, løsningsbeskrivelser eller andre ytelseskrav. Ved å stille minstekrav til poeng på slike områder kan nettselskapene sikre at kun leverandører som oppfyller et visst kvalitetsnivå kan konkurrere om kontrakten. En fordel ved å oppstille en slik minsteterskel kontra å oppstille et absolutt krav i kravspesifikasjonen/kontrakten er at oppdragsgiver vil ha et noe større skjønn i vurderingen av om denne minsteterskelen terskelen er oppfylt eller ikke (evalueringsskjønnet). Resultatet kan bli bedre prosjekter og løsninger som reduserer risikoen for feil, mangler og forsinkelser.
Råd ved bruk av minsteterskel
Når man vurderer om minsteterskel skal brukes, er det viktig å vurdere behovet nøye i hver enkelt anskaffelse. Dersom man velger å benytte denne metoden, bør man være oppmerksom på følgende:
Det bør klart angis i konkurransegrunnlaget at man benytter seg av metoden med minsteterskel og for hvilke tildelingskriterier dette gjelder.
Tidlelingskriteriene må uformes klart og tydelig slik at leverandørene forstår hva de blir evaluert på.
Det er viktig å velge en terskel som sikrer kvalitet uten å ekskludere solide aktører. Terskelen bør derfor ikke settes for høyt. Ved å sette en høy terskel risikerer man også at man får en mindre poengskala å «spille på» når man skal evaluere tilbudene, noe som kan føre til utfordringer når man skal vurdere pris og kvalitet samlet.
En minsteterskel bør brukes i kombinasjon med andre tiltak som kvalifikasjonskrav og kontraktskrav.
Avslutning: En kombinasjon av tiltak gir som regel best resultat
Minstekrav til poeng er et verdifullt virkemiddel for å unngå useriøse leverandører og dårlig kvalitet. Men det fungerer best når det brukes sammen med kvalifikasjonskrav, utvelgelseskriterier og veldefinerte kontraktskrav. Ved å kombinere disse metodene kan innkjøpere i nettselskaper bedre sikre høy kvalitet og vellykkede prosjekter – noe som til syvende og sist gir tryggere og mer pålitelig strømforsyning.