Når må kravene i kravspesifikasjonen være oppfylt?

KOFA med ny avgjørelse om oppfyllelse av kravspesifikasjon og miljøkrav

NNår må leverandørene egentlig oppfylle kravene i kravspesifikasjonen? Er det ved innlevering av tilbud, eller holder det at kravene er oppfylt ved kontraktsstart? Dette har lenge vært et tema for diskusjon – både i juridisk teori og praksis.

I en fersk avgjørelse fra 18. mars i år, illustrerer hvilekn hovedregel som gjelder i henhold til nemdnas praksis – og den har praktisk betydning for både oppdragsgivere og leverandører.

Bakgrunnen for saken

Oppdragsgiver lyste ut en konkurranse med krav om brukte eller demokjørte maskiner (sorteringsgraver og hjullaster). Det var stilt krav i kravspesifikasjonen om «brukt eller demokjørt maskin med timetall under 2000 driftstimer. Maskinen skal være 2022-modell eller nyere».

Tildelingskriteriene var:

• Kvalitet (40 %)

• Miljø (30 %)

• Kostnad (30 %)

En leverandør leverte tilbud hvor det ble bekreftet at kravene var oppfylt. Maskinene var demokjørte og skulle leveres med omtrent 100 driftstimer. Etter tilbudsfrist ba oppdragsgiver om bilder for å verifisere at maskinene var i markedet. Leverandøren svarte da at maskinene var nye, men ville bli demokjørt før levering – og dermed oppfylle kravene i tide.

Oppdragsgiver valgte basert på dette å avvise klager fra konkurransen. Avvisningen ble begrunnet med at klagers tilbudte maskiner er nye, og at dette ble ansett som et vesentlig avvik fra kravspesifikasjonen. Oppdragsgiver viste til at hovedhensikten med å etterspørre brukte maskiner varå redusere miljøavtrykket og at det vil være en forskjellsbehandling overfor andre leverandører i markedet dersom de også godtok nye maskiner.

Klagenemndas vurdering

KOFA tok stilling til to hovedspørsmål:

1. Var kravet om brukte/demokjørte maskiner lovlig?
   Ja. KOFA viste til at kravspesifikasjonen skal angi kravene som stilles til egenskapene til det som skal anskaffes og «skal ha tilknytning til leveransen og stå i forhold til anskaffelsens formål og verdi» og at oppdragsgiver må opptre i samsvar med de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven § 4. Innenfor disse rammene definerer oppdragsgiver selv behovet og bestemmer hva som skal inngå i anskaffelsen, herunder hva slags varer som skal anskaffes. Formålet bak det aktuelle kravet varmiljøhensyn, økonomi og et ønske om kort leveringstid. Kravet om brukte eller demokjørte maskiner fremstod derfor etter KOFAS syn som saklig og objektivt begrunnet, og ble vurdert å være i samsvar med regelverket

2. Var det riktig å avvise tilbudet fordi maskinene ikke var demokjørt på tilbudstidspunktet?
   Nei. Klagenemnda la til grunn at kravet om «brukt eller demokjørt maskin med under 2000 driftstimer» innebærer at maskinene må ha vært i bruk, men ikke over 2000 timer. All bruk innenfor denne grensen var etter KOFA sin vurdering omfattet av kravet. Imidlertid sa ikke ordlyden noe om når kravet måtte være oppfylt.

   Nemnda viste til sin tidligere avgjørelse i sak 2023/852, hvor det slås fast at kravspesifikasjoner er en del av kontraktsforpliktelsene, og at hovedregelen er at slike krav må være oppfylt ved gjennomføring av kontrakten, med mindre annet er tydelig angitt.

   I denne saken inneholdt ikke anskaffelsesdokumentene noen presisering om tidspunktet for oppfyllelse. . Ut fra ordlyden i anskaffelsesdokumentene var det ingenting som tilsa at kravspesifikasjonene skulle være oppfylt på et tidligere tidspunkt enn det som følger av hovedregelen, nemlig på kontraktsoppstarttidspunktet. Siden det var mulig å oppfylle kravet i perioden mellom tilbudsfrist og levering, og formålet med anskaffelsen ikke tilsa noe annet, konkluderte KOFA med at det ikke forelå et vesentlig avvik. Avvisningen var derfor i strid med regelverket.

Oppsummering - hva betyder dette i praksis?

KOFAs avgjørelse følger opp KOFAs tidligere avgjørelse i sak 2023/852. Hovedregelen er følgelig at kravspesifikasjoner utgjør en del av kontraktsforpliktelsene, og at kravene som hovedregel skal oppfylles ved kontraktsgjennomføringen, med mindre noe annet følger av anskaffelsesdokumentene.

Dersom det er ønskelig å kreve og kontrollere at leverandørene oppfyller kravspesifikasjonen på et annet tidspunkt, eksempelvis allerede på tilbudstidspunktet, må dette uttrykkelig presiseres i anskaffelsesdokumentene.