Må det føres anskaffelsesprotokoll?

Det er en relativt utbredt praksis at oppdragsgivere fører anskaffelsesprotokoll. Anskaffelsesprotokollen har til hensikt å sikre notoritet og etterprøvbarhet omkring vesentlige forhold for gjennomføringen av anskaffelsen.

I anskaffelsesforskriften er det for anskaffelser over EØS-terskelverdi oppstilt relativt detaljerte regler om hva anskaffelsesprotokollen skal inneholde, jf. § 25-5. Et krav om å føre anskaffelsesprotokoll er ikke å gjenfinne i forsyningsforskriften. Nettselskapene behøver altså ikke å føre anskaffelsesprotokoll ved gjennomføringen av sine anskaffelser.

Forsyningsforskriften stiller imidlertid krav til å oppbevare dokumentasjon som er “tilstrekkelig til å begrunne viktige beslutninger i anskaffelsesprosessen”, jf. § 7-1. Dette vil blant annet omfatte beslutninger om avvisning, begrensning av antallet leverandører, valg av leverandør, bruk av unntaksbestemmelser, jf. § 25-1. I tillegg gjelder det grunnleggende prinsippet om etterprøvbarhet i anskaffelsesloven § 4.

Et relevant eksempel kan være når nettselskapene benytter Achilles UNCE eller en annen kvalifikasjonsordning. Dersom nettselskapet begrenser tilbyderkretsen innenfor kvalifikasjonsordningen må det oppbevares skriftlig dokumentasjon som er tilstrekkelig til å begrunne beslutningen, men denne dokumentasjonen behøver som nevnt ikke å være nedfelt i en anskaffelsesprotokoll. Eksempler på andre viktige beslutninger er anskaffelsens anslåtte verdi og klassifisering av kontrakten som en bygge- og anleggs-, tjeneste- eller varekontrakt.

Selv om det ikke er et krav om å benytte anskaffelsesprotokoll under forsyningsforskriften opplever enkelte det likevel som hensiktsmessig å ta i bruk anskaffelsesprotokoll for å ha et system og rammeverk for oppfyllelse av ovennevnte dokumentasjonsplikt, jf. § 7-1. Det er naturligvis ikke noe i veien for, og heller ikke uvanlig, at nettselskapene velger å føre anskaffelsesprotokoll selv om man ikke er forpliktet til det. Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har utarbeidet maler som med tilpasninger vil kunne benyttes som utgangspunkt.