Endring av tildelingskriterier før tilbudsfrist

KOFA avsa en avgjørelse tidligere i juni som illustrerer viktigheten av å tenke nøye gjennom utformingen av tildelingskriteriene før konkurransen publiseres. Avgjørelsen er avsagt med utgangspunkt i anskaffelsesforskriften, men er også relevant for anskaffelser under forsyningsforskriften.

I den aktuelle saken hadde oppdragsgiver, under tildelingskriteriet kvalitet, stilt krav om at leverandørene skulle levere minimum tre relevante prosjekter for tilbudt nøkkelpersonell fra “de siste 10 årene”.

Underveis i konkurransen ble det i et spørsmål fra en leverandører tatt opp at det var et begrenset antall personer som kan vise til tre referanseprosjekter de 10 siste årene. Oppdragsgiver valgte derfor, før tilbudsfristen, å fjerne den aktuelle tidsbegrensningen. Konkurransegrunnlaget ble dermed endret fra at referanseprosjektene måtte være fra de siste 10 årene, til at det ikke var noen tidsbegrensning i det hele tatt.

Det følger av forskriften at oppdragsgiver, før tilbudsfristen, kan foreta endringer av konkurransegrunnlaget “som ikke er vesentlige”. Spørsmålet for KOFA var følgelig om fjerningen av tidsbegrensningen på 10 år var en ulovlig vesentlig endring av konkurransegrunnlaget.

KOFA uttalte at hva som utgjør en vesentlig endring, må avgjøres ut fra en konkret helhetsvurdering. Videre uttalte nemnda, med henvisning til praksis fra EU-domstolen, at oppdragsgiver kan korrigere og presisere opplysninger i konkurransegrunnlaget dersom det er nødvendig, samt at andre endringer også kan være tillatt om de ivaretar hensynet til likebehandling og forutberegnelighet. Endringene kan imidlertid ikke være så vesentlige at de kan ha betydning for hvilke leverandører som er interessert i å delta i konkurransen.

KOFA kom etter en konkret vurdering til at den aktuelle endringen kan ha påvirket deltakerinteressen, og at den derfor utgjorde en ulovlig vesentlig endring av konkurransegrunnlaget. Det var etter KOFAs syn flere leverandører som kunne være interessert i å delta i konkurransen etter at tidsbegrensningen var fjernet. Nemnda la blant annet vekt på at tiårsperioden var begrensende for tilbudsutformingen og at det aktuelle underkriteriet var vektet med 30 prosent, og dermed var av stor betydning for utformingen av tilbudene.

Feilen kunne etter KOFA syn ikke rettes på en annen måte enn ved at konkurransen avlsyes, og kunngjøres på ny med det endrede konkurransegrunnlaget.

Avgjørelsen er en nyttig påminnelse om at oppdragsgiver må vurdere utformingen av tildelingskriteriene nøye allerede før konkurransen publiseres, herunder eventuelle begrensninger knyttet til tidspunkt for referanseprosjekter m.m.

Du finner den aktuelle avgjørelsen her.