Krav til prosess i forbindelse med tilknytning, forsterkning og innkreving av anleggsbidrag

Robin Aker Jakobsen
+47 450 43 689
rja@svw.no

Torstein Eivindstad
+47 911 12 109
tei@svw.no

Emma Isaksen
+47 918 69 421
emi@svw.no

Vi har i tidligere nyhetsbrev skrevet mye om anleggsbidrag, tidvis også med stor detaljeringsgrad knyttet til når anleggsbidrag skal innkreves og beregningsmetodikk. I denne ukens nyhetsbrev fokuserer vi på prosessen rundt tilknytning og anleggsbidrag, først og fremst med tanke på krav om dialog og kommunikasjon med nettkundene underveis.  

Forskriftens ordlyd

Kravene til prosess er først og fremst inntatt i kontrollforskriften[1] §§ 16-2, 16-3 og 16-4, som har følgende ordlyd[2]:

§ 16-2. Informasjon om anleggsbidrag

Når kunde utløser et anleggsbidrag etter § 16-1, skal nettselskapet vederlagsfritt og uten ugrunnet opphold gi informasjon om

a.         hjemmelsgrunnlaget for innkreving av anleggsbidrag

b.         praksis for beregning og innkreving av anleggsbidrag

c.         estimert anleggsbidrag. Estimatet skal minimum inneholde en oppstilling av kostnadene fordelt på arbeids- og materialkostnader, spesifisert på hovedkomponenter

d.         at uenighet om anleggsbidrag kan bringes inn for Reguleringsmyndigheten for energi.

Nettselskapet skal på forespørsel fra kunde gi innsyn i fullstendig kostnadsgrunnlag uten ugrunnet opphold.

§ 16-3. Krav til prosess

Nettselskapet skal dokumentere prosessen når kunden kommer med en forespørsel som utløser et anleggsbidrag i henhold til § 16-1. Dette innebærer dokumentasjon på

a.         forespørsel fra kunde

b.         tilbud med estimert anleggsbidrag til kunde

c.         akseptert avtale om tilknytning og anleggsbidrag

d.         informasjon til kunde om eventuelle endringer i estimert anleggsbidrag underveis

e.         etterberegnet anleggsbidrag.

Nettselskapet skal oppbevare dokumentasjonen i ti år fra anlegget er spenningssatt.

§ 16-4. Skriftlig avtale om anleggsbidrag

Nettselskapet skal inngå skriftlig avtale om anleggsbidrag direkte med kunde.

Avtalen skal spesifisere hva kunden har bestilt, estimert anleggsbidrag, og estimert tidspunkt for ferdigstillelse av nettanlegget.

Hvilke krav stilles?

Forskriftsbestemmelsene som er sitert i foregående avsnitt er selvforklarende, og ikke hensiktsmessig å analysere i detalj innenfor rammen av et nyhetsbrevformat.

Det vi imidlertid ser med tydelighet, gjennom de krav som nå stilles i vedtak og andre uttalelser fra RME, er at disse reglene forutsetter en tydelig og konsekvent prosess internt i nettselskapet. Vi ser også at nettselskapene bare i begrenset grad har utarbeidet og/eller videreutviklet disse interne prosessene etter at de nye reglene ble vedtatt 1. januar 2019. Litt enkelt beskrevet kan man si det slik at mange nettselskaper har en intern prosess som ikke er i samsvar med de forskriftsfestede kravene.

Det man da kan risikere, som også er noe vi har sett eksempler på den siste tiden, er krav om retting med varsel om mulig overtredelsesgebyr dersom de interne prosessene ikke er i samsvar med kravene i forskriften. Noen ganger vil disse kravene komme som en konsekvens av klager i enkeltsaker, men det kan være like aktuelt i etterkant av et eventuelt tilsyn.

Hvordan skal nettselskapene sikre etterlevelse av de siterte forskriftsbestemmelsene?

Gjennom vår løpende rådgivning overfor norske nettselskaper knyttet til anleggsbidrag på alle nettnivåer, har vi nedenfor laget en ikke-uttømmende stikkordsliste. Listen er ment både som "hjelp for tanken", i tillegg til å være tilstrekkelig konkret til at hver enkelt kan ta stilling til hva som må utbedres i eget selskap.

1)      Overordnet prosess-/rutinebeskrivelse

Det må utarbeides en god og grundig intern rutinebeskrivelse for tilknytning/forsterkning. Rutinebeskrivelsen må omhandle hele prosessen fra første uformelle henvendelse, til idriftsettelse.

I dette ligger at det må fremstå helt klart for saksbehandler hvordan henvendelser skal håndteres, samt i hvilket format og med hvilket innhold kommunikasjon skal finne sted. I tillegg må saksbehandler ha tilstrekkelige forståelse for det regelverket som styrer tilknytningsprosessen.

2)      Samkjørt saksbehandling

Det må være fullt ut samkjørte saksbehandlingsrutiner mellom de ulike saksbehandlerne i nettselskapet, også på tvers av "spenningsnivå". I praksis betyr det at tilknytning av lavspentkunder skal følge de samme grunnprinsippene som tilknytning av regionalnettskunder, selv om prosessen rundt førstnevnte kundegruppe åpenbart blir vesentlig enklere.

Det vil også være en stor fordel, særlig i nettselskaper av en viss størrelse, å ha en dedikert stilling med overordnet ansvar for tilknytningsprosesser. På den måten kan man i størst mulig grad sikre likebehandling og samkjørt saksbehandling.

3)      Tidlig prosessbeskrivelse, korrespondanse overfor nettkunden

Allerede i innledningen av en prosess rundt en mulig ny nettilknytning/forsterkning er det viktig at nettkunden gis utførlig skriftlig informasjon. Informasjonen bør tilpasses det aktuelle saksforholdets kompleksitet, og beskrive hele prosessen fra A til Å. På den måten sikrer man at nettkunden allerede fra starten av får den informasjonen som regelverket forutsetter.

I tillegg bør det utarbeides et "ekstrakt" av denne prosessbeskrivelsen som kan ligge ute på nettselskapets nettside.

4)      Mest mulig "standardisert korrespondanse"

Vi har sett de siste årene at det ikke bare er store avvik mellom de ulike nettselskapene knyttet til innholdet i den korrespondansen som sendes nettkunden, men også internt i nettselskapene. Dette er selvsagt veldig uheldig med tanke på likebehandling.

Det bør derfor utarbeides et grundig sett med maler for korrespondanse for alle nivåer i tilknytningsprosessen, som også kobles opp mot den interne rutinebeskrivelsen som er nevnt under punkt 1).

Selv om malene er ment å dekke de fleste tilfeller, må de selvsagt tilpasses hvert enkelt saksforhold. Malene vil i så henseende tjene som et grunnleggende utgangspunkt for individuell tilpasning.

5)      Standardisert avtaleverk

I tillegg til standardisert korrespondanse og rutinebeskrivelse må det utarbeides et sett med avtalemaler for hele tilknytningsprosessen. Avhengig av kompleksiteten kan det være tale om ulike utredningsavtaler, overordnede prosjektavtaler, anleggsbidragsavtale(r), avtale om tilknytning på vilkår, KILE-avtaler med mer. Også her er det viktig å være klar over at malene er ment å fungere som et utgangspunkt som tilpasses i hvert enkelt tilfelle.

6)      Oppfølgning underveis i byggeprosjekter

Underveis i byggeprosjektet ser vi erfaringsmessig at mye kan gå galt. De nye reglene forutsetter et helt annet nivå på dialog, kommunikasjon, veiledning og dokumentasjon enn det nettselskapene var vant til før 1. januar 2019.

Dersom prosessen ovenfor under 1) – 5) er fulgt på en samvittighetsfull måte vil imidlertid mange "hull" i saksbehandlingsprosessen bli tettet. I tillegg er det viktig å følge kunden tett opp ved endringer underveis, både slike som kan føre til tidsmessige forskyvninger, og  med tanke på kostnadsendringer. Underveis i denne prosessen må all kommunikasjon dokumenteres.

SVW har lang erfaring i å veilede nettselskapene i tilknytningsprosesser fra "A til Å", og bistår gjerne både i konkrete saksforhold og ved utarbeidelse av overordnede prosesser, maler og lignende.

[1] Forskrift om økonomisk og teknisk rapportering, inntektsramme for nettvirksomheten og tariffer (FOR-1999-03-11-302).

[2] Alle understrekningene er innsatt av oss.