Åpenhetsloven - tips og råd inn mot fristen

Robin Aker Jakobsen
+47 45 04 36 89
rja@svw.no

Vi i SVW har det siste året skrevet en rekke nyhetsbrev og Rett på nett om den nye åpenhetsloven, som kulminerer med frist for utarbeidelse og offentliggjøring av rapport 30. juni. Vi har sett både på frister, aktsomhetsvurderingen og ikke minst det forventede bøteregimet for overtredelse. I denne ukens nyhetsbrev kommer vi med praktiske tips og råd for å komme i mål innen fristen.

Styreforankring

Det må fattes et styrevedtak hvor det forankres at selskapet skal overholde pliktene etter åpenhetsloven. For nettselskap som har færre enn 10 000 nettkunder, og derfor ikke er omfattet av reglene om funksjonelt skille, kan dette vedtaket i teorien treffes på konsernnivå. På grunn av mer generelle regler i aksjeloven kan det likevel være fornuftig om alle selskap i konsernet formelt sett også fatter et tilsvarende vedtak.

Styrevedtaket bør omfatte en plan for hvordan den løpende aktsomhetsvurderingene skal utføres. Denne planen må omfatte alle leverandører og forretningsforbindelser. Det må også besluttes at virksomheten skal offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene i henhold til lovens retningslinjer, innen 30. juni hvert år samt at informasjonsplikten skal overholdes i forbindelse med innsynsbegjæringer.

Det er videre viktig at ansvaret for å gjennomføre planene blir tydelig plassert i nettselskapet, eksempelvis i form av en dedikert stilling/person. Stillingen behøver selvsagt ikke bare omhandle åpenhetsloven. Poenget er at det må være helt tydelig hvilken stilling/person som har det konkrete og overordnede oppfølgingsansvaret. I mindre konsernforhold kan det være naturlig med en samkjøring med utgangspunkt i konsern.

Retningslinjer

Det må etableres interne retningslinjer for hvordan man skal jobbe med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette omfatter krav til leverandører og forretningsforbindelser, herunder avtalevilkår i konkrete anskaffelser. På dette punktet er det klokt å innarbeide konkrete formuleringer i alle avtaler som inngås, både med tanke på overholdelse og løpende informasjonsflyt.

Retningslinjene må kommuniseres internt, gjerne kombinert med jevnlig kursing, på en slik måte at den blir en levende del av bedriftskulturen.

Informasjonsplikten

Alle selskaper som er omfattet av åpenhetsloven er pålagt omfattende informasjonsplikter etter §§ 6 og 7.

Nettselskapene må kunne ta imot skriftlige forespørsler om informasjon, fordele ansvaret for behandling av forespørsler, og svare på henvendelser innen fristen på tre uker.

Det må derfor etableres interne skriftlige systemer for håndtering av henvendelser om informasjon fra "enhver" (lovens formulering) som ber om det.

Selv om informasjonsplikten har vært i kraft allerede fra 1. juli 2022 er det erfaringsmessig lite trolig med begjæringer om informasjon før den første offentlige rapporten foreligger, altså etter 30. juni inneværende år. Imidlertid er det klart at systemet bør være operativt senest samtidig som rapporten publiseres.

Kartlegging

For å oppfylle kravene til aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven, må man få full oversikt over forhold internt i sin egen virksomhet, samt alle leverandørkjeder og andre forretningsforbindelser.

Ettersom fristen nærmer seg med stormskritt, er dette formodentlig det som haster mest dersom man allerede er sent ute. Det er snakk om ganske omfattende analyser. Kartleggingen må, optimalt sett, gjøres før de konkrete risikoanalysene iverksettes. For de som har lite tid frem mot fristen må det vurderes å overlappe kartleggings- og risikoanalysefasene, i første rekke gjennom en rask identifikasjon av leverandører med høyere risiko enn andre.

Risikoanalyse og utarbeidelse av rapport

Når arbeidet med kartlegging er utført kan jobben med å danne et risikobilde begynne. Det må utføres en analyse av hvor stor risiko det foreligger for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i de ulike delene av virksomheten internt, i leverandørkjedene og overfor øvrige forretningsforbindelser. Kvaliteten i dette arbeidet avhenger blant annet av grundigheten i kartleggingsarbeidet nevnt ovenfor.

Risikoanalysen vil kunne bli omfattende og tidkrevende. Den bør derfor igangsettes så raskt som mulig, om den ikke allerede er i gang.

Aktsomhetsvurderingen som er en del av risikovurderingen kan du lese mer om her. Det kan forventes høye bøter for brudd på loven, også i forbindelse med manglende/mangelfull aktsomhetsvurdering og rapportutarbeidelse, les mer her.