Tilknytningsprosessen - hvordan “lykkes”?
Norske nettselskaper har “alltid” knyttet til nye nettkunder, store så vel som
små. Med veldig få unntak har disse prosessene blitt gjennomført uten større problemer. Inntil nå. Hva har skjedd, og hvordan kan nettselskapene “lykkes” med å gjennomføre gode tilknytningsprosesser i komplekse saker?
Et endret landskap
Norge har tradisjonelt verken hatt mangel på kraft, eller evne til å overføre kraften dit den skal
forbrukes. Uttrykk som “effektmangel” og “overføringskapasitet” er gått fra nærmest å være fremmedord til å bli noe “alle” har en mening om.
Det daglige livet for en nettplanlegger har gått fra å være “traust” til heseblesende.
Årsakene til at landskapet har endret seg så voldsomt er naturligvis komplekse, men kan likevel summeres opp i at virkeligheten har endret seg. Og, som vi meget godt vet fra andre sektorer; når virkeligheten endrer seg, så må også berørte bransjer endre seg. For nettbransjen har endringene skjedd veldig raskt, og det er nok mange som kjenner på kravet om å omstille seg.
I tillegg til de overordnede kravene om elektrifisering som rammer alle bransjer, må nettselskapene forholde seg til også flere andre nye og endrede faktorer:
Nettselskapene er langt mer regelstyrt enn tidligere
Gjennom lover og forskrifter gis man stadig mer verktøy, men også mye mer å holde orden på. Det siste fører stadig ofte til regelbrudd.
Betydelig mer krevende kunder
Det er lite tvil om at næringskundene opptrer langt mer krevende enn før. Tilgang til effekt og “ren kraft” er avgjørende for såvel industrielle nyetableringer som utvidelse av eksisterende virksomhet.
Kundene stiller ofte med tungt faglig personell når nettilknytningen skal sikres, gjerne også med flere egne advokater i møter med nettselskapene.
Mange industrikunder har internasjonale investorer. Her er kravene til ekspeditt levering, raske svar på henvendelser og detaljregulering i avtaler på et annet nivå enn det som er tradisjonelt norsk.
Krav om tempo
“Mer av alt, raskere”, har blitt en rettesnor. For nettselskapene fører dette til at hele prosessen fra første henvendelse til spenningsetting forventes å gå raskere. Selv om pliktene etter regelverket fremdeles er at det skal tilknyttes “uten ugrunnet opphold”, så oppleves presset fra omgivelsene likevel på en helt annet måte enn før.
Forsinkelser på myndighetssiden
Når volumet øker så voldsomt som vi ser i dag, så er det ikke vanskelig å forstå at prosessene knyttet til offentlig saksbehandling fort kan bli tyngre. Dette er isolert sett ikke noe nettselskapene kan gjøre noe med. Utfordringene på regulatorsiden har mange årsaker, men underbemanning og regelstyrte tunggrodde prosesser knyttet til eksempelvis konsesjonsbehandling er sentrale faktorer.
Det store spørsmålet
Finnes det en “best practise” for hvordan prosessene skal håndteres? Og, i tilfelle, hvilke elementer er viktige for å styre disse best mulig? Svaret kan være like langt som et vondt år, og fylle opp
lærebøker. Men, i et forholdsvis lettlest nyhetsbrevsformat må vi fatte oss i relativ korthet.
Nedenfor har vi derfor punktvis og ikke-uttømmende listet opp noen av de viktigste elementene i en god prosess. Det energirettslige regelverket er styrende for hele tilknytningsprosessen selv om vi ikke viser til alle relevante regler under gjennomgangen.
Målforståelse:
Før vi går inn på de faktorene vi har identifisert etter å ha jobbet tett med nettbransjen i årtier, så er det viktig å definere en målforståelse. Hva er det nettselskapene skal levere på?
I “bunn” ligger det såkalte “samfunnsoppdraget”; det skal leveres tilstrekkelig kraft til å forsyne landets forbruk til enhver tid, på en samfunnsøkonomisk rasjonell måte. Dette kan deles opp i flere ulike mål, eksempelvis:
Fornøyde kunder
Fornøyde eiere
Unngå unødvendig slitasje på personell
Overholde det regulatoriske regelverket nettselskapene er underlagt
Hva må til?
Så, hvordan skal nettselskapene levere på dette samfunnsoppdraget, også i komplekse tilknytningsprosesser? Våre refleksjoner henger tett sammen med vår langvarige erfaring, hvor vi daglig jobber tett på en stor mengde svært komplekse tilknytningsprosesser.
De hovedelementer vi har sett de siste årene, er som følger:
Endrings- og tilpasningsvilje
Når de rettslige kravene øker i presisjon og omfang øker, så må også evnen til å tilpasse seg raskt, følge etter.
Dette er et område som nettselskapene har forbedret seg veldig på de siste årene, selv om det nok enda er mye terreng å innta.
Verdien av de neste punktene i vår uformelle og uhøytidelige opplisting henger direkte sammen med endrings- og tilpasningsviljen.
God, oppdatert, regelforståelse
Dette er på mange måter et underkommunisert moment i mange nettselskaper. Det er ikke enkelt å følge med i de stadige endringene i lover og, særlig, forskrifter.
Dette er imidlertid det kanskje viktigste læringspunktet; bruke tid på å være oppdatert på hovedtrekkene i det regelverket som regulerer nettdriften generelt, og tilknytningsprosessen spesielt.
Vår erfaring er at kunnskapen og interessen er beundringsverdig stor med tanke på tekniske krav og forskrifter, men ofte dalende når det er tale om regelverk som ikke er av teknisk art. Regelverket knyttet til anleggsbidrag er et eksempel, problematikk rundt tilknytnings- og leveringsplikt et annet.
Nå er det på ingen måte slik at nettselskapene bør besitte detaljert kunnskap rundt alle regler og forskrifter som regulerer virksomheten. Kunnskapen bør likevel være på et slikt nivå at man kan identifisere rettslige utfordringer, og søke hjelp når det er behov. Det er derfor vi i SVW har en egen avdeling som kun jobber med nett; vi kan bistå når det blir vanskelig.
Oppdatert vedtakspraksis
Like viktig som å fange opp regelendringer er det å følge med på nye vedtak som fattes av RME. Selv for oss i SVW er det tidvis krevende å få med seg alle nye vedtak som treffes, til tross for at vi “overvåker” RMEs vedtakssider nærmest daglig.
Oppdatert avtaleverk
Regelendringer og vedtak fører til at det ofte blir behov for endringer i avtaleverket som benyttes i forbindelse med tilknytningsprosesser.
Dette omfatter alle avtaler fra første henvendelse til spenningssetting, eksempelvis utredning, prosjektutvikling, anleggsbidrag, tilknytningsavtaler, KILE-avtaler og avtaler om utkobling og redusert forbruk.
Dette er årsaken til at vi i SVW har utarbeidet avtaler på alle disse nivåene, som oppdateres fortløpende basert på nye erfaringer, endringer i “virkeligheten”, samt forskriftsendringer og vedtakspraksis.
Oppdaterte rutinebeskrivelser
På samme måte som med avtaleverket må interne rutinebeskrivelser rundt tilknytningsprosessen til enhver tid være oppdatert.
Vi har sett i mange tilfeller at det oppstår feil i saksbehandlingen fordi rutiner enten ikke finnes, ikke er gode nok eller rett og slett ikke er i samsvar med regelverket.
Gode IT-løsninger.
Det kan synes selvsagt, men muligheten til å gjennomføre gode tilknytningsprosesser og etterleve regelverket avhenger i stor grad av gode IT- løsninger. Vi ser dette særlig tydelig når anleggsbidrag skal beregnes, etterberegnes, og 10-års regelen for anleggsbidragsfinansierte skal følges opp. Her vil det i lengden være tungvint å operere med “hjemmelagde” Excel-formler.
Et annet eksempel er web-baserte kommunikasjonsplattformer som lagrer all kommunikasjon med nettkundene direkte i nettselskapets saksportal. Dette eksemplet bringer oss over til det neste momentet:
Dokumentkontroll
Det er svært viktig å ha kontroll på all inn- og utgående kommunikasjon med kunder i tilknytningsprosessen. Gode IT-løsninger gir helt klart store fordeler, og bidrar også til at det blir lettere å gjenfinne dokumentasjonen.
I den forbindelsen må det trekkes frem at nettselskapene etter kontrollforskriften § 16-3 2. ledd har en plikt til å oppbevare all dokumentasjon i saker der det beregnes anleggsbidrag i ti år fra anlegget ble spenningssatt. Vi vet av erfaring at bytte av IT-systemer kan skape utfordringer i den forbindelsen.
Tydelige ansvarsforhold internt
Hvem gjør hva? Dette er også et tidvis underkommunisert moment.
Det må utarbeides tydelige interne ansvarsmatriser for alle ledd i tilknytningsprosessen, ikke minst i de tilfellene hvor kompleksiteten er høy.
Hvem har ansvaret for kommunikasjon med kunden? Hvem avklarer tekniske forhold? Hvem beregner anleggsbidrag? Hvem kommuniserer med overliggende nett? Hvem sjekker at prosessen er “compliant” med det overordnede regulatoriske regelverket?
Hva må avklares når - intern og ekstern fremdriftsplan
Dette er nok et underkommunisert punkt. Det er helt essensielt å utarbeide detaljerte fremdriftsplaner straks det er mottatt en bestilling.
Her tenker vi ikke bare på fremdriftsplaner som nettselskapene er pliktig til å fremlegge for kunden etter reglene i NEM-forskriften. Kanskje enda viktigere er nettselskapenes egne interne fremdriftsplaner: Disse bør vise alle interne og eksterne aktiviteter og “milepæler” som nettselskapet selv trenger å levere på for å gjennomføre tilknytningsprosessen “uten ugrunnet opphold”.
Større grad av tydelighet og tøffhet
Regulator indikerer i stadig større grad at det er ønskelig at nettselskapene er “tøffere” med nettkunder som ber om tilknytning. Vi merker dette gjennom “tonen” i vedtakspraksis, forslag til nye regler og ikke minst gjennom uformell dialog.
Her ligger det viktige signaler på flere nivå. Kanskje viktigst er at nettselskapene vil få regulators støtte når ikke kundene selv leverer med tanke på tidsfrister som nettselskapene setter av hensyn til andre kunder som forespør effekt, og for å “drive” prosessene frem.
Flere virkemidler vil her kunne benyttes; strenge krav til modenhet og fremdrift i nettkundens eget prosjekt for å få og ikke minst opprettholde effektkapasitet. Dette forutsetter imidlertid at nettselskapene kommuniserer tydelig og har god kontroll på dokumentasjon og dialog med kunden.
Kvalitetssikre alle søknader
Alle konsesjonssøknader må kvalitetssikres ikke bare teknisk, men også juridisk. Dette gjelder ikke minst søknader om ekspropriasjon.
Det er ikke uvanlig at konsesjonssøknader sendes i retur fordi den har enten tekniske eller juridiske mangler.
Ved reinvesteringer opplever vi ofte at nettselskapet antok at de opprinnelige tillatelsene er tilstrekkelig også for nye linjer. Dette er sjelden tilfellet; normalt må det erverves nye tillatelser på alt fra klausuleringsbelte til veier og riggplasser.
Momentlisten kunne vært betydelig lengre. Hvert enkelt punkt kunne også vært utdypet betydelig. Vi mener likevel at gjennomgangen er tilstrekkelig til at det er mulig å danne seg et bilde av kompleksiteten og viktigheten av å ha kontroll fra første henvendelse til spenningssetting. Det er også viktig å fremheve at ingen av momentene i en slik “best practise” liste opererer i et vakuum; det er en nær indre sammenheng mellom dem.
VI i SVW bistår en lang rekke norske nettselskaper både i enkeltsaker og med å strømlinjeforme interne prosesser i nettselskapene slik at tilknytning både går raskere og korrekt for seg.