Tydelige avtaler og tydelig kommunikasjon (2) - dom om utydelig sluttfrist og utydelig overtakelse
I vårt forrige nyhetsbrev skrev vi om en dom som gjaldt samspillentrepriser, og hvordan samspillentrepriser ikke skal gjennomføres. Et av budskapene var at det i alle entrepriseprosjekter er viktig med tydelige avtaler og tydelig kommunikasjon mellom partene. Utydelige avtaler og utydelig kommunikasjon fører ofte til tvister – med tilhørende kostbare og uforutsigbare rettslige prosesser.
I etterkant av forrige nyhetsbrev er det avsagt enda en dom som illustrerer disse poengene. Saken gjaldt krav og motkrav i forbindelse med sluttoppgjøret i et entrepriseprosjekt. To sentrale spørsmål var hvilken sluttfrist som var avtalt mellom partene, og når overtakelse skulle anses å ha skjedd. Saken gjaldt en totalunderentreprisekontrakt mellom Stål og Glass AS («Underentreprenøren») og Seltor AS («Totalentreprenøren»), men dommen illustrerer problemstillinger som også oppstår i entreprisekontrakter mellom nettselskaper som byggherre og en totalentreprenør.
Hvilken sluttfrist var opprinnelig avtalt? Uklar avtale
I NS-standardene er «sluttfristen» dagmulktbelagt – se for eksempel NS 8407 punkt 40.2. Dersom partene har avtalt en konkret sluttfrist, er det denne fristen som skal legges til grunn som sluttfrist. Dersom en slik konkret sluttfrist ikke er avtalt, må sluttfristen fastsettes «abstrakt», ved at den fastsettes basert på at arbeidet skal utføres «rasjonelt og uten unødvendig opphold», jf. f.eks. NS 8407 pkt. 40.2
I den aktuelle saken, hadde partene i avtaledokumentet inntatt følgende om sluttfristen:
«Følgende tidsfrister er dagsmulktbelagt: Det forutsettes at leverandør følger omforent, til enhver tid gjeldende ukesfremdrift.
Foruten følges frister i leverandørens utf[ø]relse ihht. Hovedfremdriftsplan B-3»
Videre var det i avklaringsmøtereferatet, som var gjort til en del av kontraktsdokumentene, fastsatt:
«Antatt oppstart produksjon på byggeplass: Uke 4 2020.
Kontraktsarbeider skal være ferdigstilt: Ihht. fremdriftsplan kontrakt.
Dagmulktsbelagte delfrister: Ihht hovedfremdriftsplan.
[...]
Arbeidende skal følge den til hver tid gjeldende hovedfremdriftsplan»
Av hovedfremdriftsplanen, som også var gjort til en del av avtalen, fremgikk det at Underentreprenørens siste arbeider, «Montering av hovedtrapp», hadde sluttdato 23.06.2020.
Lagmannsretten påpekte at avtaledokumentet var «uklar[t] og fastsetter ikke entydig en sluttfrist». Likevel mente retten at referatet fra avklaringsmøtet, selv om det også kunne vært «mer konsekvent i begrepsbruken», var klargjørende fordi det viste til at arbeidene skulle være ferdige på det tidspunktet som følger av hovedfremdriftsplanen. Retten konkluderte:
«[n]år hovedfremdriftsplanen har en klar sluttdato for [Underentreprenørens] siste arbeider, montering av hovedtrapp, vil en normal, forstandig entreprenør legge denne datoen til grunn som den avtalte sluttfristen.»
Lagmannsretten la dermed til grunn at den opprinnelig avtalte sluttfristen var datoen for Underentreprenørens siste arbeid i hovedfremdriftsplanen – 23.06.2020.
Selv om lagmannsretten altså mente det var tilstrekkelig å vise til fremdriftsplanen for å definere sluttfristen, er vår erfaring at en slik teknikk kan skape usikkerhet – noe denne saken illustrerer. For å unngå slik uklarhet, er vår anbefaling å angi sluttfristen som en konkret dato i avtaledokumentet.
Hadde partene avtalt en ny sluttfrist? Uklar tilleggsavtale
Noe av utfordringen med å fastsette sluttfristen gjennom henvisning til en fremdriftsplan, er hva som skjer når fremdriften i prosjektet blir forsinket og fremdriftsplanen revideres for å reflektere statusen i (det forsinkede) prosjektet.
I saken for lagmannsretten var fremdriften av ulike grunner blitt forsinket, og partene hadde over tid hatt dialog om hvilke konsekvenser dette medførte. Dagen etter den opprinnelige avtalte sluttfristen (24.06.2020), oversendte Underentreprenøren en ny fremdriftsplan til Totalentreprenøren. Denne viste at Underentreprenørens arbeid skulle være ferdigstilt omtrent fem uker senere (03.08.2020).
Spørsmålet lagmannsretten måtte ta stilling til, var om 03.08.2020 utgjorde en ny avtalt sluttfrist for Underentreprenøren. I så fall kunne Totalentreprenøren først kreve dagmulkt fra denne datoen. Lagmannsretten besvarte dette bekreftende.
Lagmannsrettens vurdering av dette spørsmålet er etter vårt syn noe svak, og illustrerer ulempen med uklar kommunikasjon mellom partene. Retten synes i hovedsak på å bygge på at Totalentreprenøren senere ikke krevde dagmulkt fra den opprinnelige sluttfristen (23.06.2020), men først fra 26.07.2020.
Foruten at dette vanskelig kan ses som en aksept av 03.08.2020 som ny sluttfrist (i ytterste fall 26.07.2020), kreves det etter vårt syn klare holdepunkter for å anse det avtalt endring av dagmulktbelagte frister. Grunnen er at byggherren i så fall fraskriver seg sin viktigste sanksjon ved forsinkelse. Videre har NS-standardene gjennom fristforlengelsesreglene allerede en prosess for å utsette sluttfristen, og i tilknytning til disse reglene er det antatt at oversendelse av en revidert fremdriftsplan ikke innebærer krav på fristforlengelse, jf. f.eks. LE-2019-78862.
Selv om vi mener lagmannsrettens standpunkt er feil, kan resultatet – uten at det sies uttrykkelig – synes påvirket av at den opprinnelige sluttfristen var knyttet til fremdriftsplanen. Det kan ha senket terskelen for å tolke senere planrevisjoner som omforente også for forskyvning av sluttfristen. Selv om vi mener at en slik senkning av terskelen ikke kan være korrekt, viser lagmannsrettens konklusjon at dette er nok en grunn til ikke å knytte sluttfristen til en fremdriftsplan.
Lagmannsretten vurderte for øvrig også om det forelå andre forhold som tilsa en ytterligere forskyvning av sluttfristen utover 03.08.2020, men kom til at det ikke var tilfellet. Også ved denne vurderingen ser imidlertid retten ut til å ha sett helt bort fra at utgangspunktet i NS-standardene er at forskyvninger av sluttfristen skjer gjennom fristforlengelsesreglene. I saken hadde ikke Underentreprenøren fremmet krav på fristforlengelse, slik at det ville vært tilstrekkelig for lagmannsretten å vise til dette for sin konklusjon.
Når sluttet dagmulkten å løpe? Uklar overtakelse
Selv om partene i saken – etter lagmannsrettens vurdering – var blitt enige om en ny sluttfrist 03.08.2020, ble ikke arbeidene ferdigstilt av Underentreprenøren innen denne fristen. Spørsmålet var imidlertid når Underentreprenøren egentlig ble ferdig – og viktigst: når dagmulkten sluttet å løpe.
Utgangspunktet er at et entrepriseprosjekt som er underlagt en NS-standard avsluttes ved en formell overtakelsesprosess (som vi tidligere har omtalt her), med et etterfølgende sluttoppgjør (som vi tidligere har omtalt her). I denne saken var det imidlertid ikke gjennomført overtakelse, og det forelå ingen overtakelsesprotokoll. Underentreprenøren hadde likevel oversendt en sluttoppstilling med sluttfaktura 15.09.2020, og anførte at overtakelse senest hadde skjedd på denne datoen. Totalentreprenøren mente derimot at arbeidene først ble overtatt 23.10.2020, da Underentreprenørens siste montasje fant sted (med unntak av enkelte kompletteringsarbeid og mangelutbedring).
Lagmannsretten uttalte at overtakelsestidspunktet, når det ikke foreligger en overtakelsesprotokoll, må fastsettes i samsvar med NS 8417 punkt 37.3 – altså slik at det må klarlegges når Underentreprenørens arbeid var «ferdigstilt». Den tilsvarende bestemmelsen i NS 8407 lyder slik:
«Er ikke annet avtalt, skal arbeidene være ferdigstilt for at overtakelse skal finne sted. Overtakelse skal likevel finne sted dersom det kun påvises mindre mangler, og manglene eller utbedringen av dem har liten praktisk betydning for den forutsatte bruken av kontraktsgjenstanden.»
Etter vårt syn trår lagmannsretten her igjen feil når den mener at denne bestemmelsen er avgjørende for å fastslå overtakelsestidspunktet når overtakelsesprotokoll mangler og det ikke er gjennomført en overtakelsesprosess. Bestemmelsen gjelder byggherren/entreprenørens rett til å nekte overtakelse nettopp i de tilfelle partene har fulgt standardens overtakelsesprosedyre. Bestemmelsen er etter vårt syn ikke relevant ved vurderingen av om overtakelse i det hele tatt har skjedd.
Snarere viser annen rettspraksis, f.eks. denne avgjørelsen, gitt «overtakelsesinstituttets sentrale funksjon som skjæringspunkt for fordelingen av rettigheter og plikter mellom partene» så «må det foreligge spesielle forhold i saken» for å kunne konkludere med at overtakelse har skjedd «selv om den formelle fremgangsmåten i NS-avtalene ikke er fulgt». Det er videre fremhevet at dette «ikke minst [gjelder] for NS 8407, som etter ordlyden oppstiller et unntaksfritt krav om overtakelsesforretning».
Overført til denne saken, kunne dette tale for at overtakelse heller ikke hadde skjedd på tidspunktet Totalentreprenøren anførte (23.10.2020). Når lagmannsretten uttalte at vurderingen måtte ta utgangspunkt i om arbeidene var «ferdigstilt», kan dette skyldes Totalentreprenørens anførsler i saken – som altså aksepterte at dagmulkten stanset 23.10.2020 fordi arbeidene da var sluttførte. Lagmannsretten var enig i at arbeidene var ferdigstilt på dette tidspunktet, og at dagmulkten dermed sluttet å løpe på dette tidspunktet.
For nettselskapene illustrerer dommen betydningen av å følge NS-standardens prosedyrer for overtakelse. Overtakelse er en sentral begivenhet i ethvert entrepriseprosjekt, med sentral betydning for begge parter. Det er derfor viktig at det ikke oppstår tvil om hva som har skjedd, herunder om kontraktsarbeidet er overtatt eller ikke. Erfaringen viser likevel at reglene ikke alltid følges, og det medfører nær sagt alltid utfordringer som enkelt kunne vært unngått.
Avslutning – hva kan nettselskapene lære?
Selv om også denne dommen inneholder enkelte uheldige vurderinger fra lagmannsrettens side, gir dommen likevel en del nyttige påminnelser:
Avtal sluttfristen som en konkret dato i avtaledokumentet.
Eventuelle avtaler om å utsette sluttfristen bør kun skje skriftlig, og slik at det avtales en konkret dato som ny sluttfrist.
Følg overtakelsesprosedyren i NS-standarden, slik at det ikke oppstår tvil om overtakelse har skjedd.
Dersom partene ønsker å avvike fra NS-standardenes overtakelsesprosedyre, bør det kun skje gjennom en klar skriftlig avtale, hvor det fremgår hva som avbryter dagmulkt og hvordan øvrige virkninger av overtakelse reguleres.
Dersom slike spørsmål oppstår i et prosjekt, er det som regel fornuftig å konferere med juridisk bistand.