Må man avvise leverandører som leverer kvalifikasjonssøknader etter fristen?

Flere innkjøpere har trolig opplevd å motta en forespørsel om å delta i en konkurranse etter fristen. Dette er særlig aktuelt i to-trinnskonkurranser, hvor det først gjennomføres en prekvalifisering før kvalifiserte leverandører får levere tilbud. Et eksempel på dette er konkurranser med forhandling. I denne prosedyren sender leverandørene først sender en forespørsel om deltakelse hvor de dokumenterer at de oppfyller kvalifikasjonskravene. Det er kun leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene som blir invitert til å inngi tilbud.

Men hva skjer hvis forespørselen om deltakelse kommer etter fristen? Mange antar at oppdragsgiver må avvise slike forespørsler automatisk, men forsyningsforskriften oppstiller ikke en absolutt avvisningsplikt i disse tilfellene. For anskaffelser over EØS-terskelverdi følger det av forsyningsforskriften § 20-1 at:

(1) Oppdragsgiveren skal avvise en leverandør eller et tilbud

a.når tilbudet ikke er mottatt innen tilbudsfristen

b.når forespørselen om å delta i konkurransen eller tilbudet er levert i strid med kravene til kommunikasjonsmiddel, jf. kapittel 18.

(2) Oppdragsgiveren kan avvise en leverandør eller et tilbud

a.når forespørselen om å delta i konkurransen ikke er mottatt innen fristen

b.når forespørselen om å delta i konkurransen eller tilbudet ikke oppfyller kravene til utforming som oppdragsgiveren har fastsatt.

Med andre ord, oppdragsgiver "skal" avvise tilbud som leveres etter fristen, men "kan" avvise forespørsler om deltakelse som kommer for sent. Dette gir oppdragsgiveren en viss skjønnsmessig frihet til å vurdere om forespørselen skal avvises eller ikke.

Oppdragsgiver må imidlertid forholde seg til de grunnleggende kravene til blant annet likebehandling og forutberegnelighet. Dersom oppdragsgiver eksempelvis har angitt i konkurransegrunnlaget at for sent innkomne forespørsler vil bli avvist, så vil han være forpliktet til å avvise i tråd med dette. Oppdragsgiver kan dermed begrense sitt eget handlingsrom gjennom konkurransegrunnlaget.

Prinsippet om likebehandling innebærer blant annet også at man ikke kan akseptere en for sent levert forespørsel fra én leverandør, men samtidig avvise en annen leverandør som leverer forespørselen omtrent samtidig.

Det er også hevdet i juridisk teori at prinsippet om forholdsmessighet trolig innebærer en grense for hvor lenge etter fristen oppdragsgiver kan akseptere for sent innkomne forespørsler. Dersom du er i tvil om hvorvidt en søknad kan aksepteres eller må avvises, anbefaler vi å søke juridisk bistand.