Kontraktsvettreglene
Inspirert av forestående vinterferie har vi i denne ukens artikkel laget en kjekk liten huskeliste for forberedelse og oppfølging av kontrakter, og da naturligvis med utgangspunkt i fjellvettreglene. Listen er ikke uttømmende, men gir nyttige anbefalinger i forbindelse med problemstillinger som ofte oppstår i praksis.
1. Planlegg kontraktsutformingen og meld fra hvor du skal
Planlegg hva slags nivå/utgangspunkt det skal være for kontraktsarbeidet, gjerne i fellesskap med kontraktsparten. Dersom partene eksempelvis er enige om at det skal tas utgangspunkt i en gitt standardkontrakt vil det være lettere å forberede og forholde seg til eventuelle endringsforslag.
Sørg for å kontrollere at kontraktspartene har kjennskap til den samme bakgrunnsinformasjonen som deg, eller i det minste at kontraktsmotparten vet hvilken informasjon du har og baserer deg på.
Ta deg tid til å skrive et innledende avsnitt om formål og/eller bakgrunnen for avtalen. Dette kan bidra til å avklare eventuelle senere tolkningsspørsmål.
Lytt til erfarne fagfolk. Det er ofte mye å spare, både i tid og penger, på å innhente gode råd i planleggingsfasen, både knyttet til det reelle innholdet i prosjektet, og utformingen av kontraktsdokumentet.
2. Tilpass kontrakten etter evne og forhold.
Bruk et så klart språk som mulig, og skriv heller en ekstra setning med eksempler som belyser hva partene har ment, enn å bruke formelle og kompliserte formuleringer.
Avtaler som gjelder ukompliserte eller enkle/kortvarige forhold trenger ikke reguleres i lange kompliserte kontrakter.
Der det finnes standardkontrakter som partene er komfortable med, eksempelvis NS-serien innenfor bygg- og anleggssektoren, vil det ofte være tilstrekkelig med en beskrivelse av det aktuelle arbeidet og en henvisning til at for øvrige forhold gjelder en aktuell NS-kontrakt.
3. Ta hensyn til varslede utfordringer
De siste årenes erfaringer fra pandemi og krig har vært en vekker for mange angående hva som forventes å hensyntas ved inngåelse av kontrakter under ustabile perioder. Det kan fortsatt ikke forventes at kontraktsparter skal regulere alle mer eller mindre sannsynlige situasjoner, men usikkerheter som er kjent bør adresseres.
Kjenner partene til en pågående krise eller spesielle forhold som kan påvirke gjennomføringen av avtalen bør det fremgå av kontrakten hvem som har risikoen for eksempelvis prissvingninger eller leveringsproblemer som er konsekvenser av slike forhold.
4. Vær forberedt på uforutsette forhold, selv i enkle kontrakter
Sørg for å regulere hvorvidt det skal være adgang til vederlagsjustering og fristutsettelser, også der det ikke skal være det.
Vær tydelig på hvem av partene som har risikoen for typiske uavklarte forhold av betydning, slik som grunnforhold, saksbehandlingstid/utfall i forvaltningen mv.
5. Ta vare på nødvendig dokumentasjon, for å kunne hjelpe deg selv og andre
Ha gode rutiner for å ta vare på dokumentasjon og kommunikasjon mellom partene, både forut for og etter inngåelsen av en kontrakt. Lag gjerne egne e-post-mapper hvor det lagres intern og ekstern kommunikasjon som kan hentes frem/gjennomgås ved behov for avklaring.
Skriv gjerne også ned korte notater fra telefonsamtaler i en e-post. E-posten kan gjerne sendes til samtalepartneren for å bekrefte egen forståelse eller eventuelle avtaler (eks; Viser til samtale nettopp, og bekrefter at vi vil gjøre sånn og sånn innen slik og slik). I det minste bør notaene sendes til en selv for enkel lagring og tidfesting av samtalen.
6. Ta trygge veivalg. Gjenkjenn utfordrende terreng og usikre forhold
Reduser risikoen for senere tvister ved å adressere usikkerhet undervegs. Er du i tvil om hvordan en kontrakt skal forstås eller hvordan en praktisk situasjon skal løses, ikke ta beslutninger basert på det du anser mest sannsynlig eller mest ønskelig, i alle fall ikke uten å legge igjen spor til kontraktsparten. Gi gjerne uttrykk for hvilken forståelse du mener skal legges til grunn, og at manglende innsigelser vil anses som aksept.
Er spørsmålet tidskritisk, eller for komplisert til å håndtere undervegs, kan partene bli enige om hvilken løsning som skal velges der og da – samtidig som det tas forbehold om at eget standpunkt fastholdes, og at endelig avgjørelse utsettes til eksempelvis prosjektet er ferdigstilt
7. Bruk relevante hjelpemidler. Vit alltid hvor du er
God planlegging er lite verdt om man ikke følger opp planene undervegs. Er det laget fremdriftsplaner, delmål/delfrister eller liknende er det viktig å følge med på disse undervegs. Gjør justeringer, enten i planene eller i kontrakten dersom disse ikke lar seg overholde, og hold kontraktsmotparten oppdatert dersom du oppdager avvik uavhengig av hvem som har risikoen for dette.
Så lenge man har god kontroll på hvor man er i prosjektet er det også langt enklere å identifisere utfordringer nærmest umiddelbart, hvilket igjen gjør det enklere å plassere ansvar for utfordringene.
8. Vend i tide, det er ingen skam å snu.
Denne regelen gjør seg gjeldende både i forkant av kontraktsinngåelse og etterpå, men er nok mest praktisk i planleggings-/ forberedelsesfasen. Gjennom grundig planlegging kan det i enkelte tilfeller bli synlig at man ikke har tilstrekkelig informasjon, midler eller annen kapasitet til å gjennomføre kontrakten, og det er da en ærlig sak å avvente inngåelse av avtale.
I de aller fleste tilfeller er det uproblematisk å velge å ikke inngå kontrakt, men det er viktig å være bevisst på at det ikke alltid er nødvendig å signere en kontrakt for at avtale skal anses inngått. Den generelle hovedregelen er at dersom partene er enige om alle de vesentlige momenter kan avtale anses inngått (her er det unntak dersom partene har tatt signeringsforbehold, og i offentlige anskaffelser hvor signeringstidspunktet er avgjørende).
Også i tilfeller hvor det er risiko for å måtte erstatte visse kostnader hos potensielle kontraktsparter, slik som leverandører som har bistått med forundersøkelser eller prosjektering, kan det være klart mer lønnsomt å la være å inngå kontrakt enn å inngå en kontrakt som ikke lar seg gjennomføre innenfor de økonomiske eller praktiske rammer man opprinnelig la til grunn.
Etter at kontrakt er inngått vil det være avbestilling eller heving som er aktuelt dersom det blir nødvendig å stanse gjennomføringen av en kontrakt, og hvilken adgang partene har til dette beror på en tolkning av den aktuelle avtalen og de foreliggende omstendigheter.
9. Spar på kreftene og vurder midlertidige/nye avtaler om nødvendig.
Ikke alle kontraktskrav er like viktige, og relevansen av enkelte kontraktskrav kan endres undervegs, særlig i langvarige kontrakter. Det er derfor grunn til å vurder hvilke "kamper" det er verdt å kjempe med omhu, men merk at en del standardkontrakter er lite fleksible når det gjelder konsekvenser av å ikke følge opp kontraktskrav.
Merk at prinsippet om avtalefrihet innebærer at kontraktsparter i utgangspunktet står fritt til å inngå nye/endrings-/tilleggsavtaler undervegs, hvilket kan være langt mer hensiktsmessig enn å skulle håndheve den opprinnelige kontrakten på forhold man ikke forutså på avtaletidspunktet. Merk at det her er begrensninger i endringsadgangen for kontrakter som er inngått etter anskaffelsesregelverket.
Vi håper disse kontraktsvettreglene kan være en praktisk veileder i forbindelse med kontraktsarbeid. Vi i SVW har god erfaring med rådgivning på alle stadier av kontrakter, og er alltid tilgjengelig ved behov.
PS. Skulle du ha behov for en repetisjon av fjellvettreglene som har inspirert denne artikkelen finnes disse her.